Muchos jefes empresariales se ven atrapados en decisiones que pueden alterar la dinámica de las personas con las que trabajan todos los días. ¿Cómo mejorar la eficiencia sin ahogar a los empleados? ¿Cómo motivarlos a dar todo por un proyecto dejando presiones de lado? Estos dilemas se presentan cotidianamente en las mentes de todos los líderes de grupo y, es por esto que debemos encontrar la maniobra justa y correcta para un efectivo control de personal.
Frente a estas problemáticas, se presentan soluciones para delegar ciertas responsabilidades en manos de terceros. A la hora seleccionar un sistema de control de personal para conocer las actividades y los horarios de los empleados, los distintos jefes empresariales se ven en el apretado dilema de actuar como policías o arriesgarse a dejar que todo fluya. En esta nota, te asesoraremos para que puedas elegir la mejor forma de conocer qué hacen aquellos a tu cargo y cuándo lo hacen, sin pasarte de la raya.
Primera cuestión a aclarar: ¿qué querés controlar?
Para comenzar con el proceso decisorio, primero debemos definir aquello que queremos medir. De esta manera, es necesario determinar si estamos interesados en controlar la asistencia de nuestros empleados o las actividades que llevan a cabo diariamente. En el primer caso, el foco estará puesto en los tiempos de llegada y salida, la cantidad de horas en promedio trabajadas, tiempos extra y entradas tarde, entre otros puntos.
Además, estos sistemas te permitirán saber los días de vacaciones que tus empleados se han tomado, jornadas festivas sin asistencia de la plantilla de trabajadores y, en caso de que sea un trabajo con remuneraciones medidas por el tiempo, podrás tener información comprobable del salario acorde pagado a fin de cada mes.
Esta instancia, conocida también como el control de horario laboral es una gran herramienta para gestionar automáticamente el tiempo que el trabajador permanece dentro de la empresa y, al ser procesados estos datos, puede generarse un informe de asistencias y promedios de tiempo de cada individuo. Además, permite conocer incidencias como retrasos y ausencias, tanto previstas como imprevistas. Esta especie de reloj de control de personal permite obtener información en tiempo real sin parecer un policía o un obsesivo de la puntualidad.
En otra línea, existen diferentes métodos para controlar la actividad laboral que buscan asegurar que los empleados realmente estén realizando las labores requeridas durante su jornada. En este sentido, muchas empresas bloquean páginas webs que pueden llevar a distraer a sus trabajadores y a perder sus niveles de productividad. Bajo la premisa de aumentar la eficiencia a su nivel máximo, se puede bloquear el acceso a redes sociales o descargas de programas piratas. Aunque no se controle al 100 por ciento el quehacer propio de cada persona, estos instrumentos acortan las posibilidades de distracción de los mismos.
Algunas empresas consideran invasivo tomar dichas acciones mientras que otras hacen hincapié en la necesidad de corregir estas posibles dispersiones. El 54% de las empresas estadounidenses prohíben el uso de Facebook en la oficina y estudios como el que ha realizado Nucleus Research afirma que los empleados disminuyen sus niveles de productividad en un 1,5% al usar esta red. En adhesión a esta hipótesis, la consultora Morse ha estimado que las empresas británicas incurren en una pérdida de 1500 millones de euros anuales, ya que sus empleados emplean 40 minutos semanales en este tipo de websites.
Por otra parte, diversos estudios contraponen esta teoría como es el caso de la consultora española GFI, que ha encontrado que la actividad 2.0 no afecta negativamente la actividad laboral. Sólo un 18 por ciento de los encuestados en el sondeo admitieron que estas acciones podrían interferir levemente en sus quehaceres cotidianos. En esta línea, la investigación destaca el papel de las redes sociales en las relaciones interpersonales entre profesionales tal como es el caso de LinkedIn, que incluso permite el acercamiento con clientes directos.
Conoce más sobre las diferentes opciones de control de personal
Si elegís controlar los tiempos de la plantilla de trabajadores; debes tener en cuenta todas las opciones que nos ofrece el mercado; desde las más tradicionales y económicas hasta soluciones tecnológicas tan sofisticadas que aseguran el correcto desarrollo de todo el sistema. Desde Tridia, te recomendamos analizar las siguientes opciones:
- Trackeadores de tiempo: Estos programas informáticos indican los momentos en los que se encienden y apagan las computadoras. A su vez, este tipo de instrumento permite conocer el tiempo empleado en cada tarea, día tras día. Como ventajas de este sistema puede plantearse su sencillez y el poco dinero necesario para ponerlo a funcionar; mientras que la desventaja es que sólo puede aplicarse a tareas realizadas con una computadora y que muchas veces no pueden proporcionarse altos niveles de detalle de tiempos.
- Hojas de firmas: Es la forma más primitiva de control de personal, en donde se registran manualmente las entradas y salidas de cada persona. Mediante la firma del empleado, estos horarios quedan reportados en una hoja de cálculo. Algo positivo para destacar es el insignificante costo que esta herramienta representa, pero lo negativo es la facilidad con que puede falsificarse una firma; por lo que el sistema pierde mucha confianza en este sentido.
- Tarjetas con banda magnética: Son similares a una tarjeta de débito o crédito e implican que cada empleado deba pasar el plástico que le pertenece al ingresar y retirarse del establecimiento para que luego un dispositivo electrónico lea su banda magnética y conozca sus horarios.
- Tarjetas de proximidad: Este tipo de plástico lleva incrustado un circuito integrado y una antena de comunicación con una tecnología de Radio Frequency IDentification. Así, el número de serie puede ser leído por esta frecuencia, por lo que los empleados no necesitan acercarlas a ningún lector para que las mismas funcionen y su durabilidad es superior a cualquier otra.
- Sistemas de control biométricos: Esta herramienta detecta las características físicas de los empleados, como huellas dactilares, patrones faciales, retinas o la propia palma de la mano. Son métodos muy sofisticados por la tecnología que emplean y, por tanto, implican un alto volúmen de inversión para llevarse adelante. A pesar de estos costos, el nivel de precisión es muy elevado y esto se posiciona como una ventaja absoluta frente a otras estrategias de control de personal.
En otra línea, si estás enfocando en conocer las actividades que tus empleados están desarrollando para evaluar su desempeño, en Tridia te sugerimos interiorizarte sobre éstos métodos:
- Proxys de bloqueo: Un proxy es un servidor que actúa de intermediario entre una computadora y una website. Si los mismos se obstruyen, los usuarios pierden el acceso a determinados destinos. En los ambientes laborales puede utilizarse para el bloqueo de acciones que puedan desconcentrar a los trabajadores. Un caso particular de este tipo de acciones son los cortafuegos, que se distinguen al venir incluidos en el sistema operativo. En este caso, es altamente recomendable que sólo puedan ser modificables por los altos mandos de una empresa ya que sino se perdería el objetivo de esta herramienta.
- Geolocalización mediante GPS: Esta opción se presenta como la más intrusiva ya que mediante la misma se puede conocer la ubicación de un empleado dentro y fuera de la empresa. Por lo general se utiliza con puestos de trabajo que requieren de gran movilidad como pueden ser aquellos pertenecientes al rubro del transporte o, por ejemplo, un repartidor de diferentes bienes.
Ventajas y desventajas de los diferentes métodos de control de personal: ¿cuál es el mejor?
Existen múltiples beneficios a la hora de ejercer un buen sistema de control de personal. Entre las mismas, pueden encontrarse la simplificación de tareas para el sector de recursos humanos, ya que a través de las herramientas previamente mencionadas se facilita la información sobre las actividades y horarios que cumplen los diferentes trabajadores. Además de la descentralización de funciones que esto implica, se alcanza una disminución del margen de error al medir estas cuestiones, posibilitando que recursos humanos se enfoque en otras ocupaciones.
Otro beneficio del control de personal es la sencilla obtención de métricas, como niveles de ausentismo, promedio de horas trabajadas y productividad, entre otras. Es importante destacar la rentabilidad proporcionada por estas herramientas ya estos datos se alcanzan en tiempo real y, por lo tanto, los costos económicos se reducen.
Por otra parte, hay que aclarar que las estrategias nombradas pueden percibirse de manera intrusiva, lo que puede generar el efecto contrario al buscado. Se intenta llevar adelante un control de personal para mejorar los niveles de eficiencia laboral, pero si no se toman ciertos recaudos el impacto puede volverse negativo, generando un mal ambiente de trabajo, desmotivación y poca implicancia del sector de recursos humanos.
Para finalizar, desde Tridia te recomendamos buscar la solución óptima para tu tipo de emprendimiento o empresa. En los tiempos que corren, el control de personal es un requisito indispensable para mejorar los niveles de rendimiento, disminuir la tasa de ausentismo y conocer qué hacen tus empleados y cuándo lo hacen. De esta manera, tener una visión global de lo que sucede te hará mejorar el ritmo de trabajo, pero siempre recordá buscar la armonía para no parecer un policía del horario al intentar lograr el fin propuesto.
